Przeczytaj bezpłatny numer czasopisma,

które pomaga dyrektorom w
codziennej pracy i śledzeniu
zmian prawnych

Umowy w przedszkolu niepublicznym

Zawieranie umów z rodzicami jest czynnością prawną uregulowaną w przepisach, w szczególności o prawach konsumentów, o swobodzie działalności gospodarczej, Kodeksie cywilnym. Zawierając umowy, powinniśmy pamiętać przede wszystkim o tym, aby nie umieszczać w nich zapisów niedozwolonych, sprzecznych z prawem lub ze zdrowym rozsądkiem.

 

Co powinna zawierać umowa?

 

Zgodnie z rozdziałem 2 ustawy o prawach konsumenta (Dz. U. z 2014 r., poz. 827 z późn. zm.) umowy zawierane w przedszkolu (rodzaj umów zawieranych w siedzibie przedsiębiorcy) powinny zawierać:

  1. Informację o głównych cechach świadczenia, z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem.
  2. Dane identyfikujące, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, i numerze, pod którym został zarejestrowany, adresie, pod którym prowadzi przedsiębiorstwo, i numerze telefonu przedsiębiorstwa.
  3. Łączną cenę za świadczenie, a gdy charakter przedmiotu świadczenia nie pozwala na wcześniejsze obliczenie jej wysokości – sposobie, w jaki będzie obliczana, a także informację o jakichkolwiek innych kosztach za okres rozliczeniowy.
  4. Zapisy o odpowiedzialności przedsiębiorcy za jakość świadczenia.
  5. Czas trwania umowy.
  6. Sposób i przesłanki wypowiedzenia umowy.

 

Większość właścicieli przedszkoli niepublicznych działa na zasadzie prowadzenia działalności gospodarczej, chociaż zgodnie z art. 170 ustawy Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 59 z późn. zm.) prowadzenie przedszkola niepublicznego nie jest działalnością gospodarczą. Jednak w świetle definicji działalności gospodarczej, zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, prowadzenie niepublicznych szkół czy przedszkoli może spełniać przesłanki do zaliczenia tego rodzaju aktywności do wykonywania działalności gospodarczej. Zatem każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, podlega ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.), która w art. 17 określa, że „przedsiębiorca wykonuje działalność gospodarczą na zasadach uczciwej konkurencji i poszanowania dobrych obyczajów oraz słusznych interesów konsumentów”. Kierując się tą zasadą, nawet jeśli nie orientujemy się zbytnio w przepisach prawa regulujących kwestię zawierania umów z rodzicami, nie powinniśmy narazić się na wadliwe zawieranie umów z rodzicami, kiedy konstruując umowy, będziemy kierować się zdrowym rozsądkiem i „słusznym interesem konsumentów”. 

 

Regulacje finansowe

 

Najwięcej błędów, które są oczywiście kwestionowane przez rodziców, a także przez organy kontrolujące, właściciele przedszkoli popełniają przy określaniu ceny za usługę. Zgodnie z ustawą o prawach konsumenta rodzic powinien dokładnie wiedzieć, ile i za co będzie płacił, a jeśli niemożliwe jest precyzyjne wskazanie kwoty, to powinna być jasno wskazana zasada, według której kwota ta zostanie obliczona. Wiele kontrowersji budzi pobieranie tzw. wpisowego. Oczywiście, każdy właściciel przedszkola ma prawo do pobrania tego rodzaju opłaty, jednak warto wskazać, na co ona ma być przeznaczona. Informacja ta ma istotne znaczenie w sytuacji, kiedy zawarta umowa rzeczywiście nie będzie zrealizowana – rodzic nie zgłosi się z dzieckiem do przedszkola, ale uiści wpisowe przy podpisaniu umowy, w związku z tym zażąda zwrotu wpisowego. Zawarcie w umowie klauzuli, że jest to opłata jednorazowa i bezzwrotna, wcale nie zwalnia właściciela z obowiązku zwrotu kwoty wpisowego w momencie rezygnacji rodzica z umowy przed jej rozpoczęciem. Jeżeli nie będziemy w stanie udowodnić, na co ta kwota została przeznaczona, a w szczególności okazać dowodów – najlepiej księgowych, że kwota została wykorzystana na konkretne koszty, np. zakup pakietów edukacyjnych czy organizację adaptacji, to rodzic ma prawo domagać się zwrotu wpisowego w momencie niedojścia do skutku zawartej umowy. Wiele przedszkoli prowadzi zajęcia adaptacyjne, nie pobierając opłaty za pobyt dzieci w przedszkolu, jeszcze przed datą formalnego rozpoczęcia umowy, ponosząc z tego tytułu koszty. Mogą one stanowić podstawę do skonsumowania się wpisowego, jeżeli oczywiście rodzic będzie korzystał z adaptacji, za którą przedszkole nie pobierało opłaty, a usługa ta miała miejsce w czasie przed formalnym rozpoczęciem umowy. Warto w umowie określić, na jakich zasadach odbywa się adaptacja i w jakim czasie. Doprecyzowanie zapisów w umowie dotyczących okresu adaptacji powinno także regulować kwestię bezpieczeństwa i odpowiedzialności za pobyt dziecka w przedszkolu przed formalnym rozpoczęciem umowy. Z pewnością ważne jest, aby rodzice wiedzieli, że ich udział w zajęciach jest niezbędny, właśnie ze względów bezpieczeństwa. 

 

Kolejną sprawą, którą warto uregulować w umowie, jest kwestia pobierania odsetek za zwłokę w opłacie. Każdy, kto wykonuje usługę, ma prawo oczekiwać zapłaty zgodnie z umówionym terminem. Powszechnie wiadomo, że nie wszyscy jesteśmy na tyle zdyscyplinowani, aby dochowywać zawartych terminów płatności, nie tylko rodzice wobec przedszkola, ale w ogóle, więc niemal każdy usługodawca żąda zapłaty odsetek. Jednak określając wysokość tej opłaty, nie możemy przekraczać granicy zdrowego rozsądku, żądając np. 1% za dzień opóźnienia. Sprawa pobierania odsetek za zwłokę jest uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego oraz ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2013 r., poz. 403 z późn. zm.). W umowie powinniśmy jasno określić, od kiedy, czyli po upływie jakiego terminu będą pobierane odsetki oraz w jakiej wysokości. Przedsiębiorcy wykonujący usługę mają prawo do pobierania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Od początku 2016 r. podstawę do ustalenia wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych stanowi suma stopy referencyjnej NBP i ośmiu punktów procentowych, obecnie jest to 9,5% w skali roku.

 

Zapisy w umowach z rodzicami częstokroć wiążą sprawę nieuiszczenia należności z możliwością skreślenia dziecka z listy przedszkolaków, co jest oczywiste, ale muszą zostać zachowane pewne procedury. Niezgodne z prawem jest rozwiązanie umowy oraz skreślenie dziecka z listy z powodu braku terminowej opłaty za przedszkole. Według przepisów, jeżeli konsument zwleka z płatnością za usługę, przedsiębiorca powinien wezwać go do jej uregulowania w wyznaczonym przez niego terminie. Rozwiązanie umowy jest możliwe dopiero w razie bezskutecznego upływu dodatkowego terminu zapłaty należności.

 

Zerwanie umowy

 

Częstym błędem w umowach z rodzicami jest zawieranie zapisów o możliwości zmiany istotnych warunków umowy bez jednoczesnego prawa do odstąpienia od umowy przez rodziców. Oprócz wspomnianych już powodów zerwania umowy związanych z niewywiązywania się rodziców z opłat, często znajdują się w nich zapisy dotyczące złego zachowania się dzieci. Warto zauważyć, że przedszkole ma obowiązek udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej każdemu dziecku ze względu na jego potrzeby. Za organizację tej pomocy odpowiedzialny jest dyrektor przedszkola lub osoba, którą wskaże właściciel przedszkola, np. wyznaczony koordynator ds. pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Pojawiające się problemy wychowawcze nauczyciel jest obowiązany zgłosić nie tylko jego rodzicom, ale przede wszystkim swojemu dyrektorowi. Ten z kolei powinien w drodze porozumienia z rodzicami znaleźć rozwiązanie problemu. Jeżeli rodzice czy opiekunowie dziecka nie wyrażą zgody na udzielanie odpowiedniej pomocy, nie współpracują lub nie widzą problemu, a zachowanie dziecka zagraża jego bezpieczeństwu i bezpieczeństwu innych dzieci, to z powodu braku innych rozwiązań i powtarzających się negatywnych zachowań malucha, dyrektor placówki może w ostateczności usunąć dziecko z przedszkola w porozumieniu z radą pedagogiczną (jeżeli rada pedagogiczna przedszkola niepublicznego ma takie kompetencje).

 

Podstawą do przeprowadzenia tego typu czynności jest oczywiście statut przedszkola. Jeżeli znajdują się w nim zapisy pozwalające na usunięcie dziecka z przedszkola z tego właśnie powodu, to warto doprecyzować zapisy w umowie. Pamiętajmy przy tym, że nie może to być ogólne postanowienie pozwalające na tego typu działania, musi ono bowiem pozostawać w związku z określonymi okolicznościami uzasadniającymi podjęte kroki i to właśnie powinno zostać doprecyzowane w umowie. Można zawrzeć zapis mówiący o tym, że dziecko może zostać skreślone z listy po „wyczerpaniu się wszystkich potencjalnych możliwości pomocy dziecku i rodzicom w poprawie zachowania dziecka”. Warto dokumentować rozmowy z rodzicami oraz wszelkie inne działania, które świadczyłyby w razie sytuacji spornej o rzeczywiście podjętych działaniach psychologiczno-pedagogicznych wobec dziecka i rodziców, aby udowodnić, że wykorzystaliśmy wszystkie możliwości pomocy, a rodzice z nich nie skorzystali, wobec czego skreślenie dziecka z listy jest zasadne. 

 

Dodatkowe koszty

 

Kwestią budzącą wątpliwości – nie tylko rodziców, ale także organów kontroli – są często wadliwe zapisy w umowach świadczące o przerzucaniu na kontrahentów kosztów prowadzonej działalności, np. wprowadzanie opłat za wyżywienie w czasie nieobecności dziecka lub czesnego za okres, w którym przedszkole było nieczynne, bowiem niezgodne z prawem jest pobieranie opłat za czas, kiedy usługa faktycznie nie była świadczona. Warto w umowie określić, w jakim czasie rodzice mają obowiązek poinformować przedszkole o nieobecności dziecka w danym dniu lub jakiej części czesnego nie będzie się pobierało, np. w czasie przerwy wakacyjnej. Jeżeli opłata za przedszkole jest skonstruowana tak, że składa się opłaty za wyżywienie i czesnego za dany miesiąc, to dobrą praktyką jest naliczanie opłaty za wyżywienie „z dołu”, czyli za rzeczywiście wykorzystane wyżywienie. Jeśli natomiast czesne obejmuje również wyżywienie, warto zastosować zasadę odpisu za dzień nieobecności, wyznaczając np. kwotę odpisu równą „wsadowi do kotła”. Wówczas czesne pobierane jest „z góry”, a odpisy za każdy dzień nieobecności mają miejsce w następnym miesiącu, czyli „z dołu”. Stosowanie takich zasad jest przejrzyste, ale wymaga rzetelnego ewidencjonowania obecności dzieci, bo część rodziców również prowadzi rejestry i w momencie niezgodności powinniśmy mieć podstawy do ich wyjaśnienia. 

 

Dobrą praktyką jest podpisanie umowy z podmiotami mogącymi pomóc w windykacji należności bądź wpisującymi do rejestru dłużników. Mamy wtedy prawo opieczętowania każdej umowy pieczątką informującą kontrahenta o tym, że w przypadku niewywiązania się z umowy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności lub wpisany do rejestru. Zazwyczaj pieczątka jest sporych rozmiarów, w kolorze czerwonym, co daje do myślenia i w jakimś stopniu obliguje do terminowego wywiązywania się z umowy. 

 

Poza tym, jak już wspomniano na wstępie, warto działać nie tylko zgodnie z prawem, ale też ze zdrowym rozsądkiem. Wówczas będziemy pewni, że klientów nie zabraknie, a kwestie sporne będą łatwe do wyjaśnienia, ponieważ nasza współpraca z rodzicami uregulowana będzie m.in. jasnymi zapisami w umowie.

 

Ten serwis używa plików cookies zgodnie z Polityką Cookies. Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza jej akceptację.